Как сократить бюджет на оснащение отеля без потери качества

Сокращение бюджета при комплектации пятизвездочного отеля не должно начинаться с вопроса - «что купить дешевле». Профессиональный подход другой - определить, где высокая стоимость действительно влияет на качество номера и опыт гостя, а где оплачивается избыточная спецификация, сложность конструкции, бренд или неэффективная закупочная схема.

Для отеля 5* задача менеджера по закупкам - не минимизировать цену закупки, а получить максимальное качество на единицу вложенного бюджета.

При этом необходимо учитывать требования классификации, стандарты гостиничного оператора, эксплуатацию, ремонт, замену и возможность повторного заказа.

Что нельзя делать при сокращении бюджета

Первое правило - не снижать спецификацию там, где это непосредственно влияет на безопасность, комфорт и обязательные требования. Требования к пятизвездочным отелям зависят от юрисдикции. Например, действующие испанские нормативные требования к классификации устанавливают для пятизвездочных отелей повышенные требования к качеству помещений, оборудования, материалов и оснащения. При этом конкретные требования могут отличаться в зависимости от автономного сообщества и применяемой системы классификации.

Поэтому перед оптимизацией бюджета необходимо разделить все позиции на три группы:

• обязательные требования
• требования гостиничного оператора
• элементы, где существует свобода выбора

Только третья группа является полноценным полем для value engineering.

1. Не экономьте на том, что гость непосредственно ощущает

В первую очередь защищать бюджет необходимо в категориях, которые непосредственно определяют комфорт.
К ним относятся:

• кровать и матрас
• шумоизоляция
• климат
• освещение
• сантехника
• душевое оборудование
• кресло и рабочее место
• качество основных отделочных материалов
• оборудование, влияющее на безопасность

Плохой матрас невозможно компенсировать дорогим кожаным подносом. Дорогая столешница не исправит плохую шумоизоляцию. Поэтому бюджет необходимо распределять исходя из влияния конкретной позиции на гостевой опыт.

2. Разделите FF&E и OS&E

Одна из базовых ошибок при планировании бюджета - смешивать разные категории закупок.

FF&E - Furniture, Fixtures & Equipment - включает долговечные элементы, например мебель, кровати, кресла, светильники, зеркала и телевизоры.

OS&E - Operating Supplies & Equipment - включает предметы, необходимые для ежедневной работы отеля, включая текстиль, посуду, гостиничные принадлежности и часть оборудования номера.

У этих категорий разные жизненные циклы, сроки закупки и риски. Поэтому их необходимо планировать отдельно.
Это позволяет понять, где действительно находится перерасход и какие позиции необходимо оптимизировать.

3. Используйте value engineering, а не простое удешевление

Value engineering - это поиск способа сохранить функциональность и визуальное качество при меньшей совокупной стоимости. Например, вместо замены дорогого изделия на дешевое можно изменить:

• конструкцию
• количество деталей
• технологию производства
• материал отдельных компонентов
• способ отделки
• поставщика
• размер серии
• упаковку
• логистическую схему

Главное отличие - качество конечного результата остается заданным. Профессиональная оптимизация FF&E должна проводиться еще до запуска производства. Такой подход позволяет рассматривать альтернативные материалы, поставщиков и конструктивные решения до того, как изменения становятся дорогими.

4. Не переплачивайте за бренд там, где он не создает ценности

Это одна из самых очевидных возможностей для оптимизации. Покупка дорогого бренда оправдана, если его преимущества действительно важны:

• технология
• надежность
• гарантия
• сервис
• узнаваемость
• соответствие стандартам оператора

Но для части аксессуаров бренд производителя практически не имеет значения для гостя. Например, кожаный поднос, папка для гостя или органайзер можно изготовить по спецификации отеля. В этом случае гостиница получает:

• нужный размер
• нужный цвет
• необходимый материал
• собственный дизайн
• брендирование
• единый стиль коллекции

При этом не возникает необходимости покупать стандартное изделие известного бренда только ради его имени.

5. Индивидуальное производство может быть выгоднее дорогого каталога

На первый взгляд изделия на заказ должны стоить дороже. Но сравнивать необходимо не «изделие на заказ против дешевого каталога», а два решения по полной спецификации. Например, стандартный поднос может потребовать:

• дополнительной подставки
• адаптации мебели
• другого расположения оборудования
• дополнительных аксессуаров

Индивидуальный поднос сразу проектируется под конкретную кофейную станцию. В результате можно получить более простую систему с меньшим количеством компонентов. Особенно это актуально при больших тиражах.

6. Стандартизируйте аксессуары номера

Для премиального отеля не обязательно использовать десятки разных моделей. Гораздо эффективнее разработать одну систему аксессуаров.
Например:

• Welcome Tray
• подставка для кофемашины
• коробка для салфеток
• органайзер
• папка Guest Directory
• подставки под стаканы
• аксессуары письменного стола

Все изделия могут использовать одну кожу, одинаковую строчку, фурнитуру и цветовую гамму. Это дает сразу несколько преимуществ:

• меньше артикулов
• проще закупка
• проще контроль качества
• проще хранение
• проще замена
• проще повторный заказ
• единый визуальный стандарт

Для гостиничной эксплуатации стандартизация особенно важна - она снижает количество вариантов, которые приходится закупать и обслуживать.

7. Оптимизируйте не только цену изделия, но и стоимость владения

Цена покупки - только одна составляющая расходов. При сравнении двух вариантов необходимо учитывать:
Стоимость владения = закупка + доставка + монтаж + обслуживание + ремонт + замена + расходные материалы + логистика.

Дешевый продукт может оказаться дороже за весь срок эксплуатации, если он быстрее выходит из строя или требует более частой замены. Обратная ситуация также возможна - более дорогая первоначальная закупка может быть оправдана большим сроком службы. Поэтому отделу закупок необходимо сравнивать не только цену за единицу, но и ожидаемый жизненный цикл.

8. Энергоэффективность - это тоже оптимизация бюджета

Экономия не заканчивается в момент передачи номера отелю. После открытия начинается эксплуатационный бюджет. Для гостиниц значительная часть расходов связана с энергопотреблением. По данным ENERGY STAR, в гостиничном секторе США энергия в среднем составляет около 6% операционных расходов, причем существенная часть электроэнергии приходится на освещение и охлаждение.

Поэтому при выборе оборудования необходимо оценивать:

• энергопотребление
• режимы работы
• автоматическое отключение
• управление климатом
• эффективность освещения
• срок службы оборудования

Экономия на закупке оборудования, которое впоследствии постоянно увеличивает операционные расходы, может оказаться ложной экономией.

9. Не делайте одинаковую спецификацию для всех типов номеров

Еще один способ снизить бюджет - правильно сегментировать номерной фонд.
Например:

• Standard
• Superior
• Deluxe
• Junior Suite
• Suite
• Presidential Suite

Не каждый элемент должен быть одинаковым во всех категориях. Можно сохранить общую дизайнерскую систему, но менять состав или уровень отдельных аксессуаров. Например, базовая коллекция может использоваться во всех номерах, а в Suite добавляются:

• расширенный Welcome Tray
• дополнительные аксессуары
• более сложный органайзер
• дополнительные элементы сервировки

Это позволяет направлять бюджет туда, где он действительно заметен гостю.

10. Сокращайте количество артикулов

Чем больше различных SKU, тем сложнее закупка и эксплуатация. Большое количество моделей означает:

• больше образцов
• больше поставщиков
• больше спецификаций
• больше складских остатков
• больше запасных позиций
• больше риска ошибки при заказе

Если один аксессуар можно использовать в нескольких категориях номеров без ухудшения дизайна и функциональности, это часто является рациональным решением.

11. Оптимизируйте упаковку и логистику

При большой гостиничной партии логистика становится существенной частью бюджета. Необходимо заранее учитывать:

• размеры упаковки
• количество изделий в коробке
• возможность штабелирования
• защиту изделий
• складирование
• консолидацию поставок
• график доставки

Экономия на упаковке допустима только до того момента, пока она не увеличивает риск повреждений.
Поврежденная партия означает не экономию, а дополнительные расходы на замену, логистику и простой.

12. Не запускайте большую партию без образца

Попытка сэкономить на прототипировании может привести к гораздо большим затратам. Для изделий, изготовленных специально под гостиницу, рекомендуется сначала получить физический образец. Проверить необходимо:

• размер
• материал
• цвет
• конструкцию
• функциональность
• внешний вид
• соответствие мебели
• удобство уборки

Только после утверждения образца имеет смысл запускать серийное производство. Это особенно важно для кожаных гостиничных аксессуаров. Если поднос не подходит под кофемашину после производства 500 или 1000 единиц, исправление ошибки становится значительно дороже стоимости одного прототипа.

13. Сравнивайте поставщиков по одинаковому ТЗ

Типичная ошибка закупщика - отправить поставщикам короткий запрос «нужны кожаные подносы - 500 штук». После этого приходят предложения с совершенно разными характеристиками. Один производитель предлагает натуральную кожу. Другой - синтетический материал. Третий использует жесткое основание. Четвертый - мягкую конструкцию. Формально все продают поднос. Фактически сравниваются разные продукты. Поэтому запрос должен содержать:

• размеры
• материал
• цвет
• конструкцию
• основание
• толщину
• тип шва
• фурнитуру
• логотип
• упаковку
• количество
• сроки

Только после выравнивания спецификации можно объективно сравнивать цены.

14. Используйте объем закупки как инструмент переговоров

При большом проекте необходимо разделять:

• цену разработки
• цену образца
• цену единицы
• стоимость брендирования
• упаковку
• логистику

При увеличении тиража некоторые затраты распределяются на большее количество изделий. Например, разработка одной модели кожаного подноса - отдельная статья расходов. Но при производстве сотен изделий стоимость разработки в пересчете на одну единицу становится значительно меньше. Поэтому при запросе предложения желательно сразу указывать полный планируемый объем.

15. Не меняйте спецификацию после утверждения образца

Изменения после запуска производства - один из наиболее дорогих источников перерасхода. Особенно если уже закуплены:

• материалы
• фурнитура
• упаковка
• оборудование
• комплектующие

Правильный процесс:
дизайн - ТЗ - образец - тестирование - утверждение - серийное производство.
Не наоборот.

16. Планируйте возможность повторного заказа

Для гостиницы недостаточно хорошо изготовить первую партию. Необходимо подумать о следующем заказе. Через год или два могут понадобиться:

• дополнительные номера
• замена поврежденных изделий
• новые аксессуары
• обновление части номерного фонда

Производитель должен иметь возможность воспроизвести изделие максимально близко к первой партии. Поэтому необходимо сохранять:

• спецификацию
• артикул
• цвет
• материал
• размеры
• чертеж
• утвержденный образец
• технологические параметры

Это особенно важно для индивидуальных изделий.

17. Где можно оптимизировать бюджет на кожаных аксессуарах

Для гостиницы премиального сегмента не обязательно делать каждый аксессуар максимально сложным. Можно оптимизировать:

• конструкцию основания
• количество декоративных элементов
• тип фурнитуры
• форму шва
• количество деталей
• упаковку
• размер изделия
• количество разных моделей

При этом сохраняются основные характеристики:

• качественный материал
• аккуратное исполнение
• единый дизайн
• правильная геометрия
• функциональность

Например, вместо пяти разных подносов можно разработать две стандартизированные модели - для основных номеров и для suites.

18. Где экономить нельзя

Есть категории, в которых снижение стоимости должно происходить особенно осторожно. К ним относятся:

• безопасность
• электрика
• сантехника
• климатическое оборудование
• шумоизоляция
• матрасы
• основные элементы мебели
• оборудование, непосредственно влияющее на комфорт
• обязательные элементы классификации
• позиции, определенные стандартами гостиничного оператора

Здесь замена должна проходить через техническую проверку и согласование.
Если гостиница работает под международным брендом, внутренние brand standards могут быть строже минимальных требований местного законодательства.

19. Принцип 80/20 для комплектации отеля

При оптимизации бюджета полезно задать простой вопрос: Какие 20% позиций формируют 80% восприятия качества номера? Это не математическое правило, которое можно автоматически применить к каждому отелю. Это инструмент приоритизации.

Обычно в первую очередь стоит защищать бюджет там, где гость:

• спит
• моется
• сидит
• работает
• пользуется освещением
• регулирует температуру
• взаимодействует с основными предметами сервиса

А уже после этого распределять бюджет на второстепенные декоративные элементы.

20. Как выглядит профессиональная оптимизация бюджета

Правильный алгоритм можно свести к восьми шагам.

Шаг 1
Разделить бюджет на FF&E и OS&E.
Шаг 2
Зафиксировать обязательные требования и brand standards.
Шаг 3
Разделить позиции на критичные и оптимизируемые.
Шаг 4
Для каждой оптимизируемой позиции сформировать несколько технических решений.
Шаг 5
Сравнить не только закупочную цену, но и стоимость владения.
Шаг 6
Получить образцы и протестировать их.
Шаг 7
Утвердить финальную спецификацию до производства.
Шаг 8
Зафиксировать спецификацию для последующих закупок.

Такой подход позволяет сокращать расходы без хаотичного снижения качества.

Пример - оптимизация Welcome Tray

Допустим, отелю необходимо укомплектовать 200 номеров. Вместо покупки готового дорогого набора можно разработать собственную коллекцию:

• кожаный поднос
• подставка для кофемашины
• органайзер
• коробка для салфеток

При разработке сразу учитываются:

• размеры мебели
• оборудование
• дизайн номера
• материал
• цвет
• логотип
• требования housekeeping

Вместо четырех разных визуальных решений гостиница получает одну систему. Это может дать экономический эффект не за счет ухудшения качества, а за счет стандартизации производства и закупки.

Главный принцип - экономить на избыточности, а не на качестве

Для пятизвездочного отеля неправильная стратегия выглядит так:
«Найдем самое дешевое изделие, которое внешне похоже на необходимое».

Правильная стратегия:
«Определим требуемый результат и найдем наиболее эффективный способ его получить». Разница принципиальная. В первом случае закупщик снижает цену. Во втором - оптимизирует инвестиции.

Как мы работаем с гостиничными аксессуарами

При изготовлении изделий для отелей задача состоит не в том, чтобы просто заменить дорогой бренд более дешевым продуктом. Можно разработать изделие непосредственно под требования конкретного объекта.
Для номеров отеля изготавливаются:

• кожаные подносы
• Welcome Tray
• подставки для кофемашин
• органайзеры
• папки для гостей
• аксессуары письменного стола
• коробки для салфеток
• обложки меню
• другие изделия из кожи

При необходимости несколько изделий объединяются в единую коллекцию. Это позволяет контролировать материал, цвет, размеры, конструкцию и брендирование и одновременно сокращать количество разных поставщиков и артикулов.

Чек-лист для закупщика

Перед согласованием экономии по любой позиции задайте семь вопросов:

1. Влияет ли изделие непосредственно на безопасность?
2. Влияет ли оно на комфорт гостя?
3. Есть ли обязательное требование оператора или классификации?
4. Уменьшается ли срок службы при более дешевой альтернативе?
5. Как изменится стоимость обслуживания?
6. Можно ли сохранить внешний вид при другой конструкции или материале?
7. Можно ли стандартизировать изделие для нескольких категорий номеров?

Если снижение цены не ухудшает ответы на первые три вопроса и улучшает экономику остальных - позиция является кандидатом на value engineering.

Итог

Сократить бюджет на оснащение пятизвездочного отеля можно без потери качества - но не за счет механического перехода на более дешевые товары. Рабочие инструменты другие:

• грамотное разделение FF&E и OS&E
• раннее value engineering
• стандартизация
• снижение количества SKU
• правильный выбор поставщиков
• индивидуальное производство там, где оно экономически оправдано
• сравнение полной стоимости владения
• оптимизация логистики
• энергоэффективность
• предварительное тестирование образцов
• фиксация спецификации
• планирование повторных закупок

Главная задача отдела закупок - сохранить то, что видит и ощущает гость, и убрать из бюджета то, что не создает соответствующей ценности. Для премиального отеля это и есть профессиональная комплектация - не самый дешевый продукт, а оптимальное решение при заданном уровне качества.